Les checklists des pros pour vos évènements

Vous organisez un évènement prochainement ?  Voici nos checklists de pros adaptées à tous les scénarios possibles d'un événement professionnel.

Check-list de planification

1. Analyse préalable du public cible:
   • Identifier les attentes et besoins spécifiques des participants.
   • Adapter le thème et les activités en fonction du profil des invités.
2. Evaluation et sélection du lieu:
   • Visiter plusieurs lieux potentiels pour vérifier les installations et l'accessibilité.
   • S'assurer de la compatibilité du lieu avec les technologies nécessaires pour l'événement.
3. Planification financière détaillée:
   • Prévoir un fonds de réserve pour les dépenses imprévues.
   • Obtenir plusieurs devis pour chaque service pour comparer et négocier les meilleurs tarifs.
4. Planification des Ressources Humaines:
   • Définir clairement les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe d'organisation.
   • Planifier les besoins en bénévoles ou en personnel supplémentaire pour le jour de l'événement.
5. Répétition générale:
   • Organiser une répétition générale pour passer en revue le déroulement complet de l'événement.
   • Tester toutes les équipements et technologies le jour précédant l'événement.

Check-list de logistique

1. Gestion avancée du matériel:
   • Prévoir des équipements de secours (micros, projecteurs, ordinateurs).
   • Configurer une salle de contrôle technique pour gérer les aspects multimédias.
2. Planification de l'espace:
   • Créer un plan détaillé des espaces avec des zones clairement définies pour l'accueil, les sessions, les repas et les pauses.
   • Définir les itinéraires d'évacuation et les signaliser clairement.
3. Gestion des fournisseurs:
   • Établir un point de contact unique pour chaque fournisseur.
   • Mettre en place un calendrier de livraison et d'installation pour tous les équipements et services externes.

Check-list de sécurité

1. Evaluation des risques:
   • Réaliser une évaluation des risques complète pour anticiper les potentiels incidents.
   • Développer des protocoles d'urgence spécifiques pour les risques identifiés (intempéries, problèmes de santé).
2. Coordination avec les services d'urgence locaux:
   • Informer et impliquer les services d'urgence locaux dans la planification de l'événement.
   • Prévoir des exercices de simulation avec les équipes de sécurité.

Check-list de communication

1. Stratégie de communication multicanal:
   • Utiliser diverses plateformes (réseaux sociaux, email, site web, applications mobiles) pour communiquer avant, pendant et après l'événement.
   • Prévoir des mises à jour en temps réel pendant l'événement pour informer les participants de tout changement.
2. Gestion de la visibilité médiatique:
   • Préparer des kits de presse pour les journalistes.
   • Organiser des points de rencontre pour les interviews avec les intervenants clés de l'événement.

Check-list de suivi

1. Feedback en temps réel:
   • Mettre en place des stations de feedback numériques à plusieurs endroits de l'événement pour collecter les impressions des participants à chaud.
   • Utiliser des applications mobiles pour permettre des retours immédiats sur les sessions et les services.
2. Analyse post-événement:
   • Conduire une réunion de débriefing détaillée avec toute l'équipe d'organisation.
   • Préparer et diffuser un rapport final comprenant des statistiques, des retours participants et une analyse des objectifs atteints.

En enrichissant et en spécifiant davantage chaque élément des check-lists, l'organisation de l'événement professionnel sera non seulement facilitée, mais aussi plus efficace, offrant ainsi une meilleure expérience à tous les participants et maximisant les retombées positives pour l'entreprise organisatrice.